Die wichtigsten Schritte im Kommunikationszyklus sind Nachrichtenübermittlung, Targeting, Verteilung, Überwachung und Messung sowie Bewertung. Der Kommunikationszyklus wird häufig in der Öffentlichkeitsarbeit, im normalen Geschäftsbetrieb und in persönlichen sozialen Kreisen verwendet, um sicherzustellen, dass Klarheit beim Übermitteln einer Nachricht.
Der erste Schritt im Kommunikationszyklus ist die Nachrichtenübermittlung, bei der festgelegt wird, was zu sagen ist, der Ton der Nachricht konstruiert und die Übermittlungsmethode bewertet wird. Targeting beinhaltet die Identifizierung der geeigneten Zielgruppe und die Anpassung der Botschaft, um die bestimmte Person oder Personengruppe anzusprechen. Die Verteilung ist oft ein Schlüsselfaktor für das Personal der Öffentlichkeitsarbeit. Sie müssen entscheiden, ob sie die Nachricht verbal oder nonverbal, durch Direktwerbung, elektronische Kommunikation, über Multimedia-Websites oder soziale Medien übermitteln. Bei der Überwachung und Messung des Kommunikationszyklus verfolgen Fachleute die Interpretation der Nachricht oder des Verkaufsgesprächs, indem sie Antworten und Reaktionen recherchieren, die Zielgruppe befragen und die Auswirkungen der Nachricht auf die öffentliche Meinung oder den Verkauf eines bestimmten Produkts analysieren. Die Bewertung ist der letzte, aber noch fortlaufende Schritt des Kommunikationszyklus. Sobald die Nachricht erstellt, auf das Publikum ausgerichtet, verteilt und überwacht wurde, bewerten die Kommunikatoren ihre Wirksamkeit, um zukünftige Nachrichten oder Materialien zu planen. Das Schlüsselelement des letzten Schritts besteht darin, zu bestimmen, was aus dem Kommunikationszyklus mit einer bestimmten Nachricht gelernt wurde, und den Prozess für zukünftige Nachrichten zu verfeinern.
