Protokolle können auf zwei Arten erstellt werden: auf der Tagesordnung basierende Protokolle oder Berichte und informelle Besprechungsprotokolle oder Zusammenfassungen. Die Formate der Protokollaufzeichnung variieren je nach Art der Organisation oder Gruppe und je nach Region. Protokolle von Mitarbeiterversammlungen, Workshops, Seminaren und abteilungsübergreifenden Besprechungen können alle unterschiedlichen Dokumentenstilen folgen.
Protokolle dienen den Teilnehmern als nützliche Erinnerung nach dem Ende des Meetings und stellen auch sicher, dass abwesende Kollegen erfahren, was besprochen und welche Entscheidungen getroffen wurden. Tagesordnungsbasierte Protokolle oder Berichte sind die traditionelle Art von Aufzeichnungen. Dies sind die Protokolle einer geplanten Sitzung, deren Tagesordnung bekannt ist. Die Tagesordnung kann entweder vor der Sitzung verteilt oder vom Vorsitzenden zu Beginn der Sitzung bekannt gegeben werden. Sie folgen dem von der Tagesordnung gesetzten Rahmen. In den meisten Organisationen bilden Tagesordnungsprotokolle die wichtigsten Aufzeichnungen formeller Governance-Meetings. Es handelt sich um sehr anspruchsvolle, komplexe und formale Dokumente, die normalerweise von Fachleuten oder präzisen Autoren verfasst werden.
Informelle Besprechungsprotokolle werden meistens in Abteilungs- und Gruppensitzungen angefertigt. Sie sind Zusammenfassungen getroffener Entscheidungen, erforderlicher Folgemaßnahmen, Verantwortlicher für einzelne Projekte sowie Meilensteine und Fristen dieser Projekte. Zusammenfassende Protokolle können auch verwendet werden, um die Historie eines Projekts nachzuvollziehen. Im Allgemeinen werden solche Protokolle an alle Teilnehmer und in einigen Fällen an andere interessierte Parteien verteilt, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben.
