Tabellen sparen Zeit und bieten sowohl Flexibilität bei der Darstellung als auch Genauigkeit von Berechnungen im Vergleich zur Verwendung von Taschenrechnern oder Stift und Papier. Eine Tabellenkalkulation ermöglicht sofortige Berechnungen mit Formeln und ist einfach zu verwenden, zu ändern , Daten speichern und drucken.
Die Anordnung von Daten in Spalten und Zeilen erzeugt Schnittpunkte, die Zellen genannt werden. Die Daten werden in Form von Zahlen, Strings oder Formeln in die Tabellenkalkulation eingegeben. Dies ermöglicht eine sofortige Berechnung und auch eine Neuberechnung von Daten, wenn Zahlen eingegeben oder geändert werden.
Die Möglichkeit, mathematische Formeln einzuführen, ermöglicht auch Prognosen. Zahlen können geändert werden, um zu berechnen, wie die Ergebnisse unter verschiedenen Umständen aussehen würden, eine Funktion, die von Unternehmen häufig verwendet wird, um potenzielle Entwicklungen vorherzusagen. Es kann auch mit anderen Arten von Daten verwendet werden, einschließlich wissenschaftlicher und statistischer Daten, um eine Hypothese zu testen.
Daten können je nach Bedarf des Benutzers auf verschiedene Weise angeordnet und in einigen Fällen direkt aus anderen Quellen kopiert und in eine Tabelle eingefügt werden. Tabellenkalkulationsprogramme ermöglichen es dem Benutzer, das Erscheinungsbild der Tabellenkalkulation, einschließlich Spaltenbreite, Zeilenhöhe, Schriftfarbe und Farbe der Tabellenkalkulation selbst, leicht zu ändern.
Der Benutzer kann mit einer ganzen Tabelle arbeiten oder diese drucken oder einen bestimmten Bereich angeben, der als "Bereich" bezeichnet wird.
