Eine Tabelle wird verwendet, um Daten zu verfolgen und Berechnungen durchzuführen, während eine Datenbank verwendet wird, um Informationen zu speichern, die zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden sollen. Informationen können zunächst in einer Tabelle gespeichert werden, aber wie die Menge an Informationen wächst, kann die Notwendigkeit einer Datenbank entstehen.
Tabellenkalkulationen und Datenbanken werden oft zusammen verwendet. Eine Person kann eine Datenbank erstellen, um eine Vielzahl von Arten von Informationen wie Namen, Adressen, Identifikationsnummern und Gehaltsinformationen zu speichern. Eine Tabellenkalkulation wird verwendet, um in einer Datenbank gefundene Informationsblöcke darzustellen. Informationen in einer Datenbank können im besten Format dargestellt werden, das die Erstellung der Tabellenkalkulation erleichtert, da das Einfügen großer Informationsmengen in eine Tabellenkalkulation die Navigation und das Lesen einer Tabellenkalkulation erschweren kann.
Zwei Beispiele für Datenbanksoftware sind dBase und MS Access. Mit der Software kann eine Person zu einem späteren Zeitpunkt alle notwendigen Informationen eingeben, um eine Tabelle zu erstellen. Sobald die Informationen in die Datenbank eingegeben wurden, wird ein Befehl namens Abfrage verwendet, um die Informationen zu generieren.
Lotus und MS Excel sind Beispiele für Tabellenkalkulationssoftware. Alpha-Informationen in einer Tabellenkalkulation können sortiert und numerische Informationen in Formeln und Berechnungen verarbeitet werden. Die Informationen für die Tabelle können aus einer Datenbank abgerufen oder manuell aus anderen Quellen eingegeben werden.
