Die fünf Schlüsselphasen im Kommunikationszyklus sind Nachrichtenerstellung, -übertragung, -empfang, -übersetzung und -antwort. Ein Kommunikationszyklus bezieht sich auf den Prozess, durch den eine Nachricht entwickelt und über einen ausgewählten Kanal an den Empfänger gesendet wird.
Die erste Stufe der Kommunikation ist die Erstellung einer Idee oder der Botschaft. Es ist der Prozess, bei dem der Absender entscheidet, was er kommunizieren möchte, und den Kanal auswählt, über den diese Informationen übermittelt werden.
Der zweite Schritt ist die Nachrichtenübertragung. Dieser Vorgang kann so einfach sein wie ein Treffen mit dem Empfänger und die mündliche Übermittlung der Informationen oder eine telefonische Kommunikation mit dem beabsichtigten Empfänger.
Die Empfangsphase beinhaltet einen Wechsel der Kommunikationsverantwortlichkeiten zwischen dem Sender und dem Empfänger. Der Empfänger erhält die Informationen, indem er die Informationen in schriftlicher Form liest oder die mündlich überlieferte Nachricht aufmerksam anhört.
Der nächste Schritt ist die Übersetzung. In diesem Schritt kodiert der Empfänger die Nachricht in eine für ihn leicht verständliche Form. Dies kann bedeuten, dass eine Person die Nachricht hört oder liest und sie in ihrem Kopf umschreibt.
Die letzte Stufe im Kommunikationszyklus ist die Antwort. Sie erfüllt als Einbahnstraße die Anforderung einer effektiven Kommunikation. Nach Erhalt der Nachricht erstellt der Empfänger eine Antwort und teilt sie mündlich oder schriftlich mit.
