Ein Dateiverarbeitungssystem hilft den Mitarbeitern, den Überblick über die Dateien zu behalten, während sie sich durch die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens bewegen. Der Zweck dieser Art von System besteht darin, die Dinge zu organisieren, im Allgemeinen in alphabetischer, numerischer oder chronologische Reihenfolge. Unternehmen mit effektiven Dateiverarbeitungssystemen haben Möglichkeiten, diese Dateien geordnet zu finden, anstatt dass Mitarbeiter Papiere durchwühlen müssen, um zu finden, wonach sie suchen.
Ob ein Unternehmen Papierakten, Cloud-Speicher oder eine Kombination verwendet, ein konsistentes System ist für die effiziente Bearbeitung von Informationsanfragen unerlässlich. Viele Unternehmen sind zu einer „papierlosen“ Umgebung übergegangen, in der Dateien auf Festplatten, Cloud-Speichern oder anderen Orten landen. Genau wie bei einem herkömmlichen Aktenschrank ist es jedoch genauso wichtig, den Überblick über alle Dateien in einer gemeinsamen oder persönlichen Ablage zu behalten. Die meisten Speicheranwendungen machen es einfach, Dateiordner einzurichten und zu benennen, damit die Verantwortlichen für die Datenspeicherung die richtige Datei im richtigen Ordner ablegen können. Auch ohne das Geräusch der aufrollenden Schubladen und das kalte Metallgefühl von Aktenschränken ist es immer noch möglich, Akten ordentlich zu organisieren.
