Produktschlüssel befinden sich normalerweise auf Aufklebern, Karten oder Etiketten in den Hüllen gekaufter Computersoftware. Bei Online-Käufen werden die Produktschlüssel normalerweise zusammen mit der Rechnung per E-Mail gesendet.
Beliebte Programme, die 25-stellige Produktschlüssel verwenden, werden von Microsoft verkauft, z. B. seine Windows-Betriebssysteme und Office-Suiten. Jeder Produktschlüssel ist für eine Kopie einer Software eindeutig und wird normalerweise während der Installation benötigt. Benutzern wird empfohlen, eine Kopie ihrer Produktschlüssel zur sicheren Aufbewahrung anzufertigen, damit sie diese wieder verwenden können, wenn sie ihre gekaufte Software neu installieren müssen. Wenn die Produktschlüssel verloren gehen, können sie auf verschiedene Weise wiederhergestellt werden: Download eines Schlüsselfinderprogramms, manuelle Suche oder Kontaktaufnahme mit dem Kundensupport.
