Einige Vorteile eines Datenbankansatzes sind konsistente Informationen, Flexibilität, einfache Verwaltung der Datensicherheit und des Datenschutzes sowie eine kürzere Anwendungsentwicklungszeit. Einfach ausgedrückt wird eine Datenbank als eine Sammlung verwandter Informationen definiert. Unternehmen verwenden ein Datenbankverwaltungssystem oder DBMS, um die Datenorganisation zu unterstützen.
Die meisten Unternehmen verwenden ein relationales Datenbanksystem. Diese Art von System ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff auf verschiedene Informationen. Alle diese Informationen können über die verschiedenen Dateien hinweg geteilt werden. Einige Beispiele für Beziehungsdatenbank-Software sind Oracle und Paradox.
In einer relationalen Datenbank werden alle verschiedenen Informationen in Tabellen gespeichert, die in Zeilen und Spalten organisiert sind. Die Zeilen stellen einen einzelnen Datensatz dar und die Spalten sind ein bestimmtes Feld innerhalb des Datensatzes. Zeilen können beispielsweise als "Nachname", "Vorname" und "Telefonnummer" für eine Datenbank mit Mitarbeiterkontaktinformationen bezeichnet werden.
Online-Formulare werden häufig verwendet, um Informationen schnell in eine Datenbank einzugeben. Die unterschiedlichen Leerzeichen, die eine Person im Formular ausfüllt, verweisen auf die einzelnen Felder in der Datenbank. Dann können Unternehmen einfach Berichte erstellen, indem sie die Informationen manipulieren. Ein Arbeitgeber kann beispielsweise einen Bericht erstellen, in dem Mitarbeiternamen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen als Schnellreferenz aufgeführt sind.
