Eine Datenbank wird verwendet, um Daten zu sammeln und zu organisieren. Obwohl man zuerst an eine elektronische Version wie die in Microsoft Access erstellte denken mag, gibt es auch viele nicht automatisierte Datenbankversionen , wie ein persönliches Telefon und ein Adressbuch.
Eine Datenbank kann einfach eine Liste sein, die auf Papier, in einer Computertabelle oder einem Textverarbeitungsdokument geschrieben oder getippt wird. Diese Art von Datenbank, auch Flatfile genannt, besteht aus einer Tabelle mit Datenzeilen und -spalten. Eine einfache Datenbank für ein kleines Unternehmen kann beispielsweise nur zwei Spalten enthalten, den Produktnamen oder die Marke und den Preis. Wenn ein Kunde anruft, um nach den Preisen zu fragen, durchsucht der Filialmitarbeiter die erste Spalte, um das Produkt zu finden, und schaut sich dann die zugehörige Preisspalte an, um die Frage des Kunden zu beantworten.
Die meisten computergestützten Datenbanken gelten als relationale Datenbanken und werden mit einer strukturierten Abfragesprache erstellt, die allgemein als SQL bezeichnet wird. Diese Art von Datenbank verwendet mehrere zusammengehörige Datentabellen und verknüpft sie mit Schlüsseln - einem gemeinsamen Identifizierungscode. Beispielsweise kann ein Abteilungscode als Schlüssel dienen, der Abteilungsinformationen und Produkttabellen miteinander verbindet. Diese Arten von Datenbanken verhindern die Mehrfacheingabe derselben Daten, bieten eine schnelle Sortierung und verschiedene Berichtsmöglichkeiten.
