Ein Vorteil von MS Publisher besteht darin, dass es einem Benutzer die Werkzeuge professioneller digitaler Kunst zur Verfügung stellt und es jedem ermöglicht, hochwertige Werbematerialien wie Broschüren und kleine Poster zu entwerfen und zu veröffentlichen. Ein weiterer Vorteil ist, dass MS Publisher es einem Benutzer ermöglicht, Originalkreationen in verschiedene Dateiformate wie PDF oder XPS zu konvertieren und zu teilen.
MS Publisher ist im Wesentlichen ein Seitenlayoutprogramm, das Text und Grafiken formatiert. Die Oberfläche entspricht einer Windows-Office-Umgebung. Folglich sind seine Grundfunktionen und -merkmale denen anderer MS-Programme mit Formatierungsfunktionen, wie z. B. Word, sehr ähnlich. Es gibt andere, spezifischere Formatierungsfunktionen wie Grundlinien-, Rand- und Rasterhilfslinien.
MS Publisher passt auch Seitengrößen, Positionen und Größen von Objekten an, gruppiert Elemente, um sie gemeinsam zu fixieren, fügt Text automatisch um und enthält Vordergrund- und Hintergrundebenen für zusätzliche Perspektive und Tiefe.
MS Publisher integriert Logos, Diagramme und Cliparts in Dokumente und ermöglicht die Farbanpassung innerhalb und außerhalb importierter Bilder. MS Publishes verfügt sogar über ein programminternes CMYK-Farbmodell. Ähnlich wie Word bietet MS Publisher eine große Auswahl an Schriftarten und die Möglichkeit, jede Schriftgröße anzupassen.
Mit dem Add-In "Als PDF speichern" oder XPS von Microsoft, das kostenlos auf Support.Office.com heruntergeladen werden kann, speichert MS Publisher Dateien effektiv als PDF oder XPS zum Teilen. Das Add-In ermöglicht es MS Publisher sogar, das CMYK jeder Datei im CMYK- und Pantone-Format als PDF zu speichern, sodass Farbspezifikationen bei der Übersetzung nicht verloren gehen.
