Laut Winning Government Business umfasst das Ausschreibungsverfahren Einladungen von Institutionen, die bestimmte Waren oder Dienstleistungen anfordern, und Antworten von Lieferanten auf Unternehmensangebote. Institutionen machen Ausschreibungen durch Bekanntmachung und die Mindestanforderungen an die Ausschreibung gewinnen. Das Verfahren ist wettbewerbsfähig und offen für viele Lieferanten.
Auf der offiziellen Website der britischen Regierung wird erklärt, dass nach Eingang der Angebote bei der anfragenden Institution eine Auswahlliste potenzieller Lieferanten erstellt wird. Interviews mit in die engere Wahl gezogenen Lieferanten werden durchgeführt, um deren finanzielle Leistungsfähigkeit, Marktreputation und Kreditwürdigkeit zu beurteilen. Der Ausschreibungsausschuss der Institution wählt einen Lieferanten mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis aus, um einen Liefervertrag zu unterzeichnen. Sowohl im Vereinigten Königreich als auch in den USA können Bewerber, die kein Angebot einer öffentlichen Einrichtung erhalten, eine Rückmeldung erhalten, warum die Bewerbung oder das Angebot fehlgeschlagen ist.
Laut Lawyers.com muss ein Lieferant vor der Unterzeichnung eines Vertrags die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verstehen, um zukünftige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Der Vertrag regelt die Verpflichtungen des Lieferanten und des Instituts zueinander, wie Lieferzeit, Qualität und Zahlungsbedingungen. Sobald ein Lieferant den Vertragsbedingungen zugestimmt und diese unterzeichnet hat, schreibt der Einkaufsleiter der Institution dem Lieferanten eine Annahmeerklärung und erteilt eine Bestellung. Die Zahlungsbedingungen werden gemäß den Bedingungen im Vertrag geleistet. Verspätet sich der Lieferant bei der Lieferung der Waren und Dienstleistungen oder ist die Qualität mangelhaft, kann eine Institution vom Vertrag zurücktreten.
