Das Erstellen eines Geburtstagsprogramms umfasst zwei Hauptschritte. Zuerst muss der Gastgeber seine Pläne für den Tagesablauf festigen. Sobald alle relevanten Pläne vorhanden sind, sollte er ein physisches Programm erstellen, das er an die Gäste sendet.
Der Gastgeber sollte damit beginnen, die verschiedenen Aktivitäten zu identifizieren, die während der Party stattfinden werden, z. B. Geschenke öffnen, Spiele spielen, "Happy Birthday" singen und Kuchen und Eis essen. Der Gastgeber sollte zunächst sicherstellen, dass diese Aktivitäten den persönlichen Interessen des Ehrengasts entsprechen, und dann überlegen, ob sie andere Gäste angemessen unterhalten würden.
Sobald der Gastgeber die Aktivitäten ausgewählt hat, sollte er sie so arrangieren, dass die Zeit der Gäste am besten optimiert wird und ihre Aufmerksamkeit am besten gelenkt wird. Die Party sollte mit einer Aktivität beginnen, die das Interesse der Gäste weckt, aber das ist nicht so wichtig, dass späte Gäste enttäuscht sein werden, dass sie sie verpasst haben. Ein guter Vorschlag für eine Eröffnungsaktivität ist ein Kennenlern-Eisbrecher. Speichern Sie die besten Aktivitäten wie Spiele spielen und Geschenke öffnen zum Schluss.
Sobald ein Veranstaltungsplan festgelegt ist, kann der Gastgeber ein physisches Programm entwerfen, das an die Gäste gesendet wird, damit sie wissen, was sie erwartet, und entsprechend planen können. Diese Programme können einfach von Hand entworfen oder in einem Textdokument am Computer gestaltet werden. Am Anfang des Programms sollte ein kurzer Überblick über den Anlass zusammen mit den wichtigsten Details, einschließlich der Uhrzeit und des Datums der Party sowie der Adresse des Veranstaltungsortes, enthalten sein. Schließlich sollte das Programm einen Überblick über die einzelnen Ereignisse der Party geben und die ungefähren Zeiten, zu denen diese Ereignisse stattfinden werden.
