Formelle Einladungen bedürfen oft einer schriftlichen Antwort und bei Ablehnung kann der Brief folgende Grundstruktur haben: "Herr und Frau Guest bedauern, dass sie die großzügige Einladung von Herrn und Frau Host zum Abendessen am Samstag nicht annehmen können, 12. Dezember." Als allgemeine Faustregel schreibt die Etikette vor, dass Antworten auf formelle Einladungen, egal ob sie annehmen oder ablehnen, eine ähnliche Struktur und Ausdrucksweise wie die Einladung selbst verwenden sollten.
Dasselbe gilt für weniger formelle Einladungen, auch wenn hierfür möglicherweise kein schriftliches Antwortschreiben erforderlich ist. Manchmal müssen sie möglicherweise einfach auf einen Link auf einer Social-Networking-Plattform klicken.
In jedem Fall sind Erläuterungen optional. Wenn die Gastgeber jedoch enge Freunde sind, kann ihnen persönlich eine Erklärung für die Ablehnung der Einladung gegeben werden.
Es ist eine schlechte Etikette, unverbindlich auf eine Einladung zu reagieren. Es ist zum Beispiel besonders unhöflich, den Gastgebern mitzuteilen, dass die Teilnahme von der eigenen Verfügbarkeit oder, schlimmer noch, davon abhängig ist, wer sonst noch teilnimmt. Wenn keine definitive Antwort gegeben werden kann, ist es am besten, den Gastgebern mitzuteilen, dass so schnell wie möglich eine Entscheidung getroffen wird – und dann dieses Versprechen einzuhalten.
Wenn aus irgendeinem Grund eine formelle Antwort auf eine formelle Einladung nicht möglich ist, sollten die Gastgeber telefonisch oder anderweitig kontaktiert werden.
