Der Zweck von Microsoft Access besteht darin, schnell und einfach Datenbanken zu erstellen. Access bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die dem Benutzer hilft, ein Informationsspeicher- und -abrufsystem ohne viel Programmiererfahrung aufzubauen und zu entwickeln.
Ein Großteil der Funktionalität von Access baut auf der von Microsoft Excel auf. Für komplexe Rechenaufgaben oder für große Datenmengen ist Access jedoch deutlich leistungsfähiger. Anstatt über Arbeitsblätter zu arbeiten, speichert Access Daten in Tabellen, die mit SQL betrieben werden. Auf die Daten in diesen Tabellen wird über Abfragen zugegriffen, bei denen es sich um einfache Befehlssätze handelt, die detailliert beschreiben, wie die Daten sortiert und gemeldet werden.
Das Programm ermöglicht auch eine komplexere Entwicklung von Anwendungen und anderen Programmen. Access ermöglicht es Benutzern, grafische Benutzeroberflächen zu entwickeln, sodass zukünftige Benutzer nicht direkt mit Code oder Abfragen arbeiten müssen. Diese Schnittstellen werden mit einem Drag-and-Drop-Satz von GUI-Befehlen in Access oder durch komplexere Skripte erstellt.
Access arbeitet mit mehreren anderen Programmen zusammen, um die Datenerfassung und -verarbeitung zu vereinfachen. Daten aus Excel werden mit einfachen Befehlen hochgeladen und problemlos in das Tabellenformat von Access übersetzt. Access basiert auf SQL, aber die Skripterstellung kann in Visual Basic wie in anderen Microsoft Office-Produkten durchgeführt werden. Mithilfe von Makros können Benutzer neuartige Funktionen entwickeln, um ihre Daten zu sortieren oder zu bearbeiten.
