Viele Unternehmen verwenden Dienste oder Software, um Mitarbeitern den elektronischen Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen zu ermöglichen. Diese Dienste werden häufig von Dritten bereitgestellt und stehen dem Mitarbeiter in der Regel überall dort zur Verfügung, wo ein Internetzugang zur Verfügung steht.
Mehrere Anbieter wie ADP, Oracle und Intuit bieten Unternehmen Online-Gehaltsverwaltungsdienste an. Diese liegen häufig in Form von Software vor, die in die Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungssysteme eines Unternehmens integriert werden kann. Das Endergebnis ist in der Regel eine Website, zu der der Zugang über einen Registrierungsprozess zur Verifizierung des Mitarbeiters gewährt wird. Sobald dies abgeschlossen ist, kann der Mitarbeiter mit den vom Arbeitgeber bereitgestellten oder vom Mitarbeiter erstellten Anmeldedaten online auf seine Gehaltsabrechnungen zugreifen.
Sobald der Zugriff gewährt wurde, stehen dem Mitarbeiter je nach den bereitgestellten Diensten verschiedene Optionen für die Gehaltsabrechnung zur Verfügung. In der Regel können Gehaltsabrechnungen aus der Online-Quelle gedruckt werden. Einige Dienste bieten eine Download- oder Exportkomponente an. Dadurch kann der Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnungen extern speichern oder für eine persönlichere Steuerverwaltung in seine eigene Software übertragen.
Einige Unternehmen verwenden ihre eigenen Systeme, um ihren Mitarbeitern Online-Zugriff auf die Gehaltsabrechnung zu ermöglichen. Auch wenn viele der gleichen Funktionen wie über das Internet zugängliche Dienste weiterhin verfügbar sind, verlassen sich diese Programme häufig auf das Intranetnetzwerk eines Unternehmens, um den Zugang zur Gehaltsabrechnung bereitzustellen.
