Die Kontaktaufnahme mit Familienmitgliedern, um zu bestimmen, wer wahrscheinlich teilnehmen wird und welche Termine für sie geeignet sind, das Finden und Reservieren eines Ortes, die Auswahl eines Menüs und das Versenden von Einladungen weit genug im Voraus sollten in eine Checkliste für die Planung von Familienzusammenführungen aufgenommen werden. Was sonst noch enthalten sein sollte, hängt von der Größe der Versammlung und der Anzahl der Personen ab, die die Veranstaltung organisieren.
Bei größeren Familientreffen ist die Aufteilung der zu erledigenden Arbeit der erste Schritt auf jeder Planungs-Checkliste. Entscheiden Sie, wer die einzelnen Aufgaben übernimmt, von der Aktualisierung der Namen und Adressen von Familienmitgliedern und der Verfolgung von RSVPs bis hin zur Einrichtung bei der eigentlichen Veranstaltung. Die Master-Checkliste sollte die Auswahl eines Themas und das Bestellen von Speisen oder das Delegieren von Menüelementen an Familienmitglieder umfassen. Eine weitere Aufgabe auf der Checkliste ist das Erstellen eines Budgets und das Sammeln von Geld für Einladungen, Essen, Veranstaltungsort und Dekoration sowie für den Kauf aller anderen notwendigen Utensilien wie Essgeschirr, Pappteller und Souvenirs. Familientreffen-Souvenirs wie T-Shirts sollten lange im Voraus bestellt werden, um bis zum Wiedersehenstermin fertig zu sein. Ein Familientreffen ist nicht zu groß oder zu klein, um in eine Planungs-Checkliste aufgenommen zu werden, vom Versenden von E-Mails bis zum Aufräumen nach der Veranstaltung.
