Eine Einladung zu einem Geschäftsessen sollte eine Standardeinladungssprache enthalten, z. B. dass der Gastgeber den Empfänger "herzlich zur Veranstaltung einlädt". Die Einladung sollte grundlegende Informationen wie Datum und Uhrzeit enthalten , Ort und Zweck der Veranstaltung sowie die Identität des Gastgebers. Es sollte auch Informationen darüber enthalten, wie man sich meldet, zusammen mit speziellen Anweisungen, wie z. B. Parkdetails.
Einladungen zum Geschäftsessen können formell oder informell sein. E-Mail- und Telefoneinladungen werden für informelle Veranstaltungen immer häufiger. Bei informellen Veranstaltungen versenden einige Unternehmen Einladungen auf ihrem eigenen Briefpapier. Formelle Einladungen für Firmenveranstaltungen werden in der Regel in dunkler Farbe auf weißem oder cremefarbenem Papier gedruckt.
Gäste werden 3 bis 4 Wochen im Voraus zu informellen Veranstaltungen eingeladen. Bei telefonischer Einladung erfolgt eine schriftliche Erinnerung 2 Wochen vor der Veranstaltung. Bei wichtigen Seminaren, die von auswärts geplant werden müssen, ist eine Kündigungsfrist von 6 bis 8 Monaten üblich. Bei mehrtägigen Tagungen wie Seminaren ist es sinnvoll, sich die Speisen auf der Speisekarte sowie Angaben zu besonderen Gästen oder Referenten zu vermerken. Einladungen zum Mittagessen werden 3 bis 5 Wochen im Voraus verschickt, und Einladungen zu Frühstücks- oder Cocktailpartys sollten 2 bis 4 Wochen im Voraus verschickt werden.
