Die Hauptvorteile von Microsoft Access, das mit einigen Versionen von Microsoft Office verfügbar ist, sind niedrige Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Integration mit anderen Microsoft-Diensten. Es fallen keine zusätzlichen Lizenzgebühren über Microsoft Office hinaus an erfordert das Programm die Server- und Verwaltungsinvestitionen der meisten relationalen Datenbanken. Die grafische Oberfläche ist den Benutzern von Microsoft Office bekannt und die Programmierumgebung ist dieselbe wie bei Office-Makros. Für diejenigen, die Microsoft-Dienste wie SharePoint verwenden, lässt sich Access gut integrieren.
In vielen Fällen erstellen Benutzer Access-Datenbanken als Alternative zur Excel-Datenspeicherung. Access verfügt über ausgefeiltere Datenanalyse- und Berichtstools. Obwohl es möglich ist, in Excel etwas zu erstellen, das einer Datenbank nahekommt, ist es nicht besonders effizient und schnell schwer zu warten. Wenn eine Anwendung mathematische oder buchhalterische Funktionen benötigt, ermöglicht das Office-Back-End die Interaktion zwischen Excel und Access.
Wenn Excel aufgrund großer Datenmengen nicht mehr gut funktioniert oder ein Benutzer Dateneingabeformulare und Berichte für andere bereitstellen möchte, ist Access eine gute Wahl. Access verfügt über Assistentenschnittstellen zur Unterstützung bei der Formular- und Berichtserstellung, sodass das Erstellen kleiner Datenbankanwendungen für jeden Office-Benutzer erreichbar ist.
Die Verwendung von Microsoft Access mit mehreren Benutzern hat einige erhebliche Nachteile. Access hat inhärente Beschränkungen in Bezug auf die Datenbankgröße und die Anzahl der Benutzer, die die Software für die Verwendung außerhalb kleiner Unternehmen ungeeignet machen. Die Sicherheit in Access ist nicht robust, daher ist es eine schlechte Wahl für sensible Daten. Außerdem ist Access nicht in allen Versionen von Microsoft Office verfügbar, auch nicht auf Windows-Plattformen.
