Jede Antwort auf eine formelle Einladung, ob ablehnend oder annehmend, sollte dieselbe höfliche Sprache verwenden, in der die Einladung verfasst wurde. Wenn die Einladung "um das Vergnügen Ihres Unternehmens bitten" sollte, ablehnen könnte wie folgt formuliert werden: "Herr und Frau (Namen der eingeladenen Personen) bedauern, dass sie die freundliche Einladung von ... nicht annehmen können"
Eine Erklärung kann in dieser Antwort angeboten oder dem Gastgeber persönlich übermittelt werden.
Wenn Unsicherheit über die Teilnahme besteht, sollte der Gastgeber darüber informiert werden. Er sollte informiert werden, sobald die eingeladene Person sicher ist, ob sie teilnehmen kann.
