Der Kommunikationsprozess besteht aus vier Schritten: Kodierung, Übertragungsmedium, Dekodierung und Feedback. Das Befolgen der Schritte des Prozesses hilft dabei, eine effektive Kommunikation aufzubauen und stellt sicher, dass keine Nachrichten verloren gehen oder missverstanden werden.
Der erste Schritt des Kommunikationsprozesses, die Kodierung, ist vielleicht der wichtigste, da Annahmen folgen werden. Der Absender muss eine prägnante und klare Nachricht übermitteln. Auch Aspekte wie Tonfall und Körpersprache müssen berücksichtigt werden, da diese Faktoren eine Schlüsselrolle bei der Interpretation einer Nachricht spielen.
Dies führt zum zweiten Schritt, dem Übertragungsmedium. Es liegt in der Verantwortung des Absenders zu entscheiden, wie und wann die Nachricht übermittelt wird, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie verstanden wird. Die Form einer Nachricht kann für den nächsten Schritt, die Entschlüsselung, entscheidend sein.
Sobald die Nachricht vollständig zugestellt wurde, endet die Rolle des Absenders. Es liegt dann am Empfänger, die Nachricht so zu entschlüsseln, wie es beabsichtigt war. Sobald der Empfänger die Nachricht klar verstanden hat, beendet das Feedback den Kommunikationsprozess.
Feedback wird vom Empfänger an den Absender in Form einer Bestätigung oder einer kurzen Antwort gegeben. Dieser letzte Schritt ist wichtig, da der Absender dann die Wirksamkeit der Nachricht versteht.
