Der grundlegende oder einfache Kommunikationsprozess beinhaltet, dass ein "Absender" eine Nachricht an einen "Empfänger" übermittelt, der sie hört oder liest und dann dem Absender Feedback gibt. Dieser Prozess ist zwar einfach Ineffektive Kommunikation resultiert oft aus "Filtern" des Senders oder Empfängers oder aus dem Versagen des Empfängers, die Rückkopplungsschleife zu nutzen.
Ein Absender versucht, einem Empfänger durch artikulierte und gut gesprochene Worte eine informative oder überzeugende Nachricht zu übermitteln. Die Herausforderung besteht darin, dass Barrieren wie Sprache, Kultur, Emotionen, Lärm und nonverbale Gesten die klare Präsentation der Botschaft beeinträchtigen können. Empfänger haben auch Barrieren, die möglicherweise ihre Fähigkeit, die Nachricht zu hören und genau zu interpretieren, beeinträchtigen können. Empfänger verstehen möglicherweise nicht die Sprache oder Wörter des Senders oder kulturelle Implikationen. Auch Emotionen wie Wut, Traurigkeit oder Frustration können die Interpretation des Empfängers beeinflussen. Hintergrundgeräusche können die Fähigkeit des Empfängers, effektiv zu hören, blockieren.
Die Feedbackschleife ist ein Schlüsselelement der grundlegenden Kommunikation, das oft übersehen wird. Das Ziel der Rückkopplungsschleife besteht darin, dass der Empfänger die Nachricht an den Sender umschreibt oder neu formuliert. Der Empfänger könnte mit „Das ist mein Verständnis“ beginnen oder „Das höre ich Sie sagen“. Dieses Feedback ermöglicht es dem Absender, Missverständnisse zu korrigieren.
