Faxgeräte bieten Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit, kostengünstige Kommunikation und Aufzeichnungen in Papierform sowie Nachteile wie fehlende sofortige Reaktion, potenzielle Sicherheitsprobleme und Probleme mit der Dokumentenqualität. Je nach Verwendungszweck Faxgeräte können sich für ihre Verwendung als wertvoller Vermögenswert oder als kostspielige Belastung für eine Einzelperson oder ein Unternehmen erweisen.
Obwohl eigenständige Faxgeräte nicht den gleichen Platz einnehmen wie die Kommunikationsmittel vieler Büros, die sie zu Beginn ihrer Popularität hatten, gibt es immer noch Bereiche, in denen sie gegenüber E-Mail und anderen Formen der elektronischen Kommunikation im Vorteil sind.
Nachweis in Papierform: Faxgeräte liefern dem Benutzer eine ausdruckbare Quittung, dass das Dokument an einen bestimmten Ort gesendet wurde. Anhand eines solchen Nachweises kann der Absender überprüfen, an welche Nummer das Dokument gesendet wurde und wie viele Seiten die Mitteilung enthält.
Freigabe handschriftlicher Dokumente in einem Schritt: Im Gegensatz zum Erstellen einer PDF-Datei, die das Scannen und Speichern erfordert, um ein handschriftliches Dokument per E-Mail zu teilen, ermöglicht ein Faxgerät dem Benutzer, eine Kopie des Originaldokuments zu senden mit einem Schritt
Kostengünstige Kommunikation: Abgesehen von den Kosten für das Gerät selbst erfordert das Faxen nur den Zugang zu einer Telefonleitung, Strom und geeignetem Papier.
Faxgeräte haben auch Nachteile und sind in vielen Fällen durch die elektronische Kommunikation überholt.
Sicherheitsprobleme: Zusätzlich zu menschlichen Fehlern wie dem Einwählen einer falschen Nummer, die dazu führen können, dass ein sensibles Dokument am falschen Ort ankommt, stehen Faxgeräte oft im Freien; Selbst wenn das Dokument an die richtige Nummer gesendet wird, kann es von jeder Person gelesen werden, die es abholt.
Technische Probleme: Viele Benutzer schließen ihre kleinen Faxgeräte an dieselbe Telefonleitung an, über die sie Anrufe tätigen und empfangen. Daher kann sich das Senden oder Empfangen von Dokumenten verzögern, wenn das Telefon verwendet wird.
Schlechte Dokumentenqualität: Faxgeräte sind zwar eine schnelle Kommunikationsmethode, aber die Dokumentenqualität entspricht oft nicht der des Originals
