Obwohl Sympathie- und Dankesnotizen unterschiedliche Formulierungen erfordern, sollten beide Arten von Notizen herzlich, persönlich und spezifisch sein. Notizen in beiden Fällen beginnen mit einer Begrüßung, fügen Details im Körper hinzu und enden mit einem warmen Ausdruck von Gefühlen.
Beileidsnotizen sollten wahre, ehrliche Worte enthalten, die dem Empfänger angemessene Gefühle vermitteln. Eine Notiz kann so einfach sein wie: "Liebe Jane, ich war traurig, vom Tod Ihres Vaters zu hören. Bitte nehmen Sie unser Beileid entgegen und wissen Sie, dass Sie in unseren Gebeten sind. Wenn wir Ihnen in dieser schwierigen Zeit helfen können , zögern Sie nicht anzurufen. Unser tiefstes Mitgefühl." Weitere Details wie Erinnerungen oder lustige Geschichten können hinzugefügt werden, um warme Gedanken und Sympathiebekundungen zu vermitteln.
Dankesnotizen sollten auch warme Gefühle und aufrichtige Wertschätzung ausdrücken. Denken Sie daran, das Geschenk oder die Handlung zu erwähnen, die zu der Notiz geführt hat, und seien Sie genau. Der Abschluss wird durch das Verhältnis zwischen Adressat und Schreiber bestimmt; engere Beziehungen können mit persönlicheren Begriffen enden. Ein Dankesbrief an Oma könnte zum Beispiel sagen: "Liebe Oma, danke für die schönen Brautpartygeschenke! Ich bin so begeistert, ein Kochbuch und eine Schürze wie deine zu haben - ich erinnere mich, dass ich mit dir so viele Mahlzeiten mit dir gekocht habe ! Du hast mir mehr als nur ein Geschenk für mein neues Leben mit Jack gemacht. Ich hoffe, du wirst bald mit uns zu Abend essen. Nochmals vielen Dank! Liebe Jennifer."
